Apa itu Cloud Email? Pengertian, Keuntungan dan Kerugiannya

Apa itu Cloud Email - Dalam dunia bisnis saat ini, email dipandang sebagai hal yang penting untuk operasi bisnis, sehingga harus dapat diandalkan. Jika Anda menggunakan cloud alih-alih memelihara server pertukaran Anda sendiri, Anda tidak perlu khawatir tentang waktu aktif server atau kapasitas email. Hosting email cloud adalah ilustrasi sempurna tentang bagaimana teknologi yang canggih dapat bermanfaat bagi bisnis dari semua ukuran.

Terlepas dari kenyataan bahwa sebagian besar bisnis menggunakan lingkungan email lokal atau solusi email yang dihosting pihak ketiga, ada peningkatan yang cukup besar dalam jumlah bisnis yang beralih ke email berbasis cloud dalam beberapa tahun terakhir. Mengingat banyak manfaat dari email cloud, hal ini dapat dimengerti.

Salah satu keuntungan signifikan menempatkan email Anda di cloud adalah Anda dapat mengaksesnya dari mana saja. Ini sangat penting jika staf Anda bepergian atau bekerja dari rumah. Lanjutkan membaca untuk mempelajari semua manfaat hosting email cloud.

Apa itu Cloud Email?

Email cloud memberi Anda fitur email canggih yang dapat Anda akses melalui internet. Tidak seperti solusi email lokal, email cloud ditawarkan oleh vendor dan sebagian besar berfungsi sebagai cadangan untuk file Anda, memungkinkan Anda untuk memulihkan informasi dengan cepat dari cadangan cloud jika salah satu sistem Anda gagal.

Email berbasis cloud, pada dasarnya, menyiratkan bahwa semua email Anda disimpan dan dikelola di server yang jauh dari server di tempat perusahaan.

Bersamaan dengan alat yang diperlukan untuk menerima, mengirim, dan menyimpan pesan email, vendor juga menyediakan keamanan, teknologi, dan pemeliharaan yang diperlukan, menghilangkan kebutuhan akan profesional TI internal khusus untuk memantau jaringan email.

Sederhananya, Anda menggunakan layanan mereka untuk meng-host solusi email Anda.

Keuntungan Cloud Email

Semakin banyak bisnis yang menyadari berbagai manfaat yang terkait dengan pindah ke layanan email berbasis cloud. Berikut adalah beberapa manfaatnya :

1. Akses Jarak Jauh

Bayangkan situasi berikut : Anda ingin bekerja dari rumah pada hari berikutnya tetapi meninggalkan laptop Anda di tempat kerja. Jika laptop Anda adalah satu-satunya cara untuk mengakses email yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan Anda, tanpa laptop bisa menjadi bencana. Anda tidak perlu lagi terikat dengan kantor Anda yang sebenarnya atau bahkan laptop bisnis Anda dengan email cloud. Yang Anda butuhkan hanyalah konektivitas Internet.

Bisnis yang menggunakan email berbasis cloud dapat mengakses email mereka kapan saja, dari lokasi mana pun, dan di perangkat digital apa pun. Aksesibilitas semacam ini meningkatkan produktivitas dan memungkinkan karyawan untuk bekerja dari lokasi mana pun.

2. Pengurangan Biaya

Salah satu manfaat paling signifikan dari penggunaan email cloud adalah pengurangan biaya. Layanan email dan hosting cloud memungkinkan Anda menghemat uang untuk pemeliharaan dan keamanan server. Ketika sebuah perusahaan menggunakan sistem email cloud, itu hanya membayar untuk sumber daya yang benar-benar digunakan.

Selain itu, perusahaan cloud terkadang menggabungkan hosting web, domain, dan email ke dalam satu paket, yang dapat menghemat uang Anda karena membeli setiap layanan secara terpisah.

3. Peningkatan Keamanan

Email perusahaan Anda disimpan di lokasi yang aman di luar lokasi saat Anda menggunakan solusi email berbasis Cloud, menjadikannya lebih aman daripada jika disimpan di tempat. Layanan email berbasis cloud mampu menghabiskan lebih banyak uang secara signifikan untuk keamanan daripada sebagian besar bisnis lainnya. Akibatnya, bisnis yang beralih ke sistem email berbasis cloud mengambil langkah penting menuju keamanan data.

4. Skalabilitas Layanan Email

Skalabilitas email yang dihosting di cloud memungkinkan bisnis untuk meningkatkan penggunaan dan kapasitas email mereka tanpa harus memperbarui atau membuat perubahan signifikan pada sistem mereka. Untuk perusahaan yang menggunakan layanan email berbasis cloud, meningkatkan jumlah lisensi pengguna yang dapat diakses oleh pekerja dan manajemen adalah prosedur yang mudah. Mereka juga akan merasa mudah untuk menambahkan penyimpanan ekstra dan meningkatkan atau mengurangi kapasitas pemrosesan tergantung pada kebutuhan perusahaan.

5. Peningkatan Waktu Aktif

Pelanggan cloud mendapat manfaat dari waktu aktif yang lebih besar, yang menghasilkan pengalaman email yang lebih efisien daripada karyawan di perusahaan yang terus menggunakan server email internal. Peningkatan waktu aktif memungkinkan penggunaan email yang lebih efisien. Bisnis Anda akan mendapat manfaat dari peningkatan waktu aktif dan waktu respons pemulihan bencana karena banyak vendor menggunakan banyak situs web yang berlebihan dan data Anda akan disimpan di cloud.

6. Pemulihan Bencana

Bahkan upaya keamanan dan pemeliharaan yang terbaik pun tidak selalu cukup untuk menjaga keamanan sistem. Dalam kasus gangguan sistem, setiap informasi yang disimpan dalam arsip email karyawan atau pemimpin perusahaan berisiko. Oleh karena itu, mudah untuk memahami bagaimana ini mungkin memiliki pengaruh besar pada bisnis.

Karena data disimpan di cloud, jika perangkat karyawan yang digunakan untuk mengakses email mogok, orang tersebut dapat langsung melanjutkan pekerjaannya di perangkat lain. Semua pesan, kontak, dan data Anda yang tersimpan di sistem email Anda akan aman.

Kerugian Cloud Email

Pemilik bisnis yang mempertimbangkan untuk memigrasikan email mereka ke cloud memiliki beberapa ketakutan.

1. Masalah Kontrol

Bisnis yang meng-host server email mereka sendiri tahu persis siapa yang harus dihubungi jika ada masalah dengan administrasi atau dukungan sistem email. Penyedia layanan memiliki kendali penuh atas operasi dukungan saat menggunakan server email cloud. Beberapa pemilik bisnis frustrasi karena mereka memiliki sedikit kendali atas siapa yang mengelola sistem email mereka.

2. Penyedia Layanan Terbaik

Penyedia cloud tidak hanya harus mengamankan layanan Anda, tetapi mereka juga harus memberi Anda visibilitas tentang bagaimana mereka melakukannya. Jika Anda tidak memilih layanan cloud yang terbaik, Anda mungkin tidak dapat mengakses data yang menjadi hak Anda.

3. Tugas Administratif

Sebagian besar pemilik bisnis tidak ingin membuang waktu berurusan dengan kotak surat, pengguna, atau izin. Akibatnya, mereka harus bergantung pada penyedia layanan mereka untuk mengelola penyesuaian yang diperlukan.

4. Waktu Offline

Meskipun penyedia layanan email yang terbaik akan mempertahankan layanan operasional untuk sebagian besar waktu, penting untuk diingat bahwa waktu yang dihabiskan offline adalah waktu yang dihabiskan sepenuhnya offline. Pengiriman dan penerimaan email internal dan eksternal akan dihentikan hingga kemungkinan masalah teratasi.

5. Biaya Tambahan

Meskipun biaya layanan email berbasis cloud tidak terlalu mahal, biaya tersebut dapat meningkat dengan cepat untuk perusahaan yang tidak waspada. Memperhatikan konsumsi email sangat penting bagi perusahaan berkembang yang mungkin mengalami kenaikan biaya saat mulai meningkatkan aktivitas.

Kesimpulan

Sebelum beralih ke layanan email berbasis cloud, perusahaan harus mempertimbangkan sejumlah faktor. Seperti yang dijelaskan dalam posting ini, email cloud memberikan berbagai keuntungan dan alat yang canggih untuk hampir semua jenis bisnis, tidak peduli ukurannya. Kami membahas kelangsungan operasional jika terjadi masalah tak terduga, akses jarak jauh, pengurangan biaya, peluang penskalaan, otomatisasi email, dan pencadangan data yang nyaman.

Namun, solusi email yang optimal untuk bisnis Anda harus selalu didasarkan pada faktor-faktor berikut: ukuran dan kebutuhan spesifiknya, persyaratan keamanan, kemampuan finansial, dan sumber daya teknis.